BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Er du serviceminded og vil du være med til at gøre en forskel i samfundet inden for Miljø- og Ressourceteknologi?
DTU Sustain søger en administrator til Sekretariatet, der tilsammen med IT og Forskningssupport udgør instituttets centrale administration. Sekretariatet dækker områderne undervisning, ph.d.-uddannelse, personaleadministration, systemsupport, sekretærfunktioner og bygningsdrift. Du bliver en del af et velfungerende administrativt hold, hvor gensidig opbakning og godt humør er en helt naturlig del af hverdagen.
Jobbet
Stillingen er en supportfunktion med stor kontaktflade til huset. Du vil have dine egne primære ansvarsområder, men da vi skal have back-up på alle funktioner i sekretariatet, skal du være parat til at arbejde på tværs af sekretariatets funktioner og være indstillet på at springe til, når kollegaer bliver ramt af en spidsbelastning. Du vil i det daglige arbejde have tæt sparring med sekretariatets teamleder.
Du være ansvarlig for at supportere huset i forbindelse med ansættelser, orlov og fratrædelser. Du vil arbejde tæt sammen med instituttets tilknyttede HR-konsulenter fra DTUs centrale HR-afdeling, der rådgiver om alt HR fagligt, samt instituttets ph.d.-administrator.
Dine faste opgaver vil bl.a. omfatte:
- Systemhåndtering af ansættelsesprocesser fra opslag til ansættelser
- Onboarding af nye medarbejdere
- Vejledning af huset i tæt samarbejde med instituttets HR-konsulenter
- Opfølgning på ferieafholdelse
- Opfølgning på bibeskæftigelse og emeritusaftaler
- Udarbejdelse af statistikker og overblik
- Ansættelse af hjælpelærere og administration af øvrige ressourcer til kurser
- Superbrugerfunktion
- Intern/ekstern kommunikation,
Derudover aftales opgaver inden for sekretariatets portefølje afhængig af kompetencer og interesser, og du vil således i en vis grad få indflydelse på at forme dit faste stillingsindhold. Du vil endvidere forventes at løfte øvrige opgaver inden for sekretariatets portefølje, når der er behov for aflastning andre steder i sekretariatet. Stillingsindholdet er primært løbende drift, men der vil i mindre grad også kunne være tale om udviklingsprojekter og udarbejdelse af nye procedurer og rutiner.
Vores forventninger til dig
Du får energi af at yde god support og udviser gerne fleksibilitet og det lille ekstra nyk for at få tingene til at falde på plads. Du er systematisk og struktureret, tager ansvar og kan fastholde overblikket, også når der er mange bolde i luften. Du vil være i direkte kontakt med instituttets ansatte og skal derfor have evne til føre en god kommunikation med alle på tværs af alder og kultur. Du skal kunne arbejde selvstændigt, men også være klar til at træde til, når en kollega har brug for en hånd. Stillingen involverer i høj grad arbejde i DTUs IT-systemer, så du skal kunne favne dette og kunne rumme, at system-børnesygdomme stadig kan give lidt udfordringer i hverdagen.
Derudover har du:
- Erfaring med at løse opgaver på egen hånd
- Gode dansk- og engelskkundskaber, skriftligt og mundtligt, da engelsk er instituttets arbejdssprog.
- Stærke IT-kompetencer, hvor du er rutineret i Microsoft Office og vil have let ved at sætte dig ind i DTU’s administrative IT-systemer, der vil være centrale for mange af dine opgaver
- Sans for detaljer, da de kan gøre den store forskel i dit daglige arbejde
- Et stærkt strukturgen og trives med at skabe og følge rutiner og procedurer
Erfaring med administration i universitetsverdenen er en fordel, men ikke et krav for at søge.
Hvad tilbyder vi dig
Du bliver en del af et sekretariatsteam på 9 personer, hvor du refererer til sekretariatets teamleder. Vi har alle administrativt fokus som dig selv, og du kan glæde dig til at blive del af et velfungerende team, hvor den gode stemning er i centrum, og alle har lyst til at bakke op og hjælpe hinanden. Du kommer fysisk til at sidde på et 4-personers kontor og har dagligt en god dialog på tværs af teamet og Administrationen, samt kolleger fra det øvrige institut. Vi prioriterer en fornuftig work-life balance, og vi er fleksible i forhold til arbejdstider. Der vil ikke være faste arbejde-hjemme dage, men disse kan lejlighedsvis aftales efter behov.
På DTU bliver du en del af en af Europas førende forsknings- og uddannelsesinstitutioner. Du kommer ind i en organisation, der har til formål at udvikle viden på internationalt niveau. Du kan se frem til at få en udfordrende og udviklende arbejdsplads med høj faglighed. Vi sørger selvfølgelig for, at du samtidig får den nødvendige sparring og kompetenceudvikling.
Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst for akademikere i staten. Du ansættes som fuldmægtig. Stillingen er på 37 timer.
Arbejdssted er DTU Lyngby Campus.
Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 9. august 2023.
Søg stillingen online på www.job.dtu.dk.
Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser.
Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte administrationschef, Charlotte B. Corfitzen, cbco@dtu.dk
, mobil 9351 1778. Læs mere om DTU Sustain på sustain.dtu.dk.
Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.
Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.
DTU Sustain - Institut for Miljø- og Ressourceteknologi - er et af de største universitetsinstitutter i Europa med speciale i miljø- og ressourceteknologi. Instituttet udfører forskning, udvikling og forskningsbaseret rådgivning og leverer uddannelsesprogrammer og service til samfundet. Vi arbejder på at udvikle nye miljøvenlige og bæredygtige teknologier, metoder og løsninger samt at formidle denne viden til samfundet og nye generationer af ingeniører. Instituttet har cirka 300 medarbejdere med mere end 30 nationaliteter.
Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Rudersdal Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Danmarks Tekniske Universitet, Anker Engelunds Vej, 2800 Kongens Lyngby
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 09-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://efzu.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/da/sites/CX_1/job/2124
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5876298